Carnet d'atelier : l'outil de gestion de chantiers d'un atelier d'agencement

Mon client est un atelier d'agencement parisien : il fabrique et monte des structures en bois pour des boutiques, des showrooms et des événements (pop-up, soirées de lancement, scénographies). Il mène deux ou trois chantiers en parallèle avec une équipe de freelances, souvent de nuit.

Tout tenait dans un classeur Excel de 38 feuilles : une feuille par projet, une feuille dupliquée à chaque nouvelle version de devis, un planning à part. Résultat : des erreurs de devis qui coûtaient de l'argent, aucune marge réelle par chantier et des conflits d'équipe découverts trop tard.

J'ai conçu pour lui le Carnet d'atelier, une application web qui s'utilise à l'atelier sur ordinateur et sur le chantier au téléphone.

Le principe : le dirigeant ne tape jamais un montant

Il saisit des quantités, des jours et des créneaux. Les prix viennent des catalogues et des devis de ses fournisseurs, lus automatiquement puis validés par lui. Les tarifs viennent de la fiche de chaque freelance. Les coûts réels viennent de Pennylane, grâce à un code analytique par chantier.

L'accueil, c'est l'atelier vu d'en haut

La première page n'est pas un tableau de bord : c'est une scène dessinée au trait, en vue isométrique. On y voit l'atelier, le bureau avec les devis qui attendent une réponse, la salle d'attente, le stock, la cour, puis chaque chantier en cours, posé sur sa carte à la couleur du projet. Les achats arrivent en colis, le camion charge quand un chantier part.

Chaque freelance est un petit personnage en bleu de travail : à l'atelier, sur un chantier ou chez lui, selon le planning. La scène suit l'heure réelle, avec la nuit, le crépuscule et les lampes allumées. Une frise permet de reculer de quinze jours ou d'avancer de six semaines pour voir qui sera où. On touche un lieu pour voir ce qui s'y passe, on glisse une personne ou un outil à sa nouvelle place, et les alertes (à commander, à valider, à relancer) se lisent d'un coup d'œil.

Rien de nouveau à saisir : chaque geste appelle l'action que fait déjà l'écran correspondant du Carnet, la scène n'est qu'une seconde porte. Une bascule ramène à la version liste, pour ceux qui préfèrent.

Ce que fait l'outil

• Devis versionnés : plusieurs devis par chantier, chacun avec ses versions ; une version envoyée est figée et ne bouge plus. Les totaux et la marge se recalculent pendant la frappe, et la marge passe en rouge sous l'objectif de 40 %. Seul un devis accepté entre dans Pennylane, où il devient facture.
• Planning de l'équipe par créneau (matin, après-midi, soir, nuit), avec détection automatique des conflits : une personne prévue à deux endroits, ou un jour où elle n'est pas disponible. Les jours chiffrés sans savoir qui viendra apparaissent « à pourvoir », avec la liste des personnes libres.
• Achats à commander, regroupés par fournisseur sur tous les chantiers, et matériothèque : où se trouve chaque outil, prêté à qui, en réparation chez qui.
• Bilan de chaque chantier : marge prévue contre marge réelle, jours vendus contre jours faits.
• Finances : la méthode de mon reporting financier (trésorerie en mois d'autonomie, seuil de rentabilité, CA nécessaire pour les dividendes visés, objectifs de l'année), appliquée à son entreprise.
• Attestation de livraison par lot, générée sans rien taper au gabarit de documents de l'entreprise : couverture, description du lot, ouvrages livrés, constat du client, réserves et signatures. Photos et documents sont rangés automatiquement dans le Google Drive du chantier.

Comment je l'ai mené

J'ai commencé par décortiquer son Excel et sa façon de chiffrer, puis j'ai écrit le cahier des charges complet : besoins, choix techniques, parcours, design, base de données. Le dirigeant a testé l'outil seul, sur neuf situations réelles de son quotidien, et ses retours ont été intégrés : ses fournisseurs de bois n'ont pas de catalogue, donc leurs devis se déposent et se lisent comme un catalogue ; il lui fallait une attestation de livraison, elle se génère désormais depuis chaque lot, avec la description que le dirigeant écrit à l'avant-projet. Dernière étape en date : l'accueil. Une liste d'alertes disait quoi faire ; la scène montre où en est l'atelier, et la liste reste à un clic.

La démonstration ci-dessous est l'outil lui-même, avec des chantiers, des clients et une équipe fictifs. Rien n'y est enregistré. Le bouton « Démo » de la scène simule ce qui arrive d'ailleurs : un freelance se déclare indisponible, un devis est signé, une livraison arrive.